Les problèmes fréquents dans les entreprises - Partie 1, la messagerie professionnelle.

Problème N°1 dans les entreprises, la gestion des mails

« Des problèmes, encore des problèmes ! ». Oui, mais pour chaque problème, il y a une solution. 

Dans cet article, on vous parle des messageries d’entreprise. Nous avons rencontré et solutionné quelques problèmes récurrents chez nos clients. Et bien sûr, on propose des solutions adaptées.

Problème N°1 - Utilisation de la messagerie sur plusieurs appareils.

Travaillez en tout mobilité avec vos mails d'entreprise.
Travaillez en tout mobilité avec vos mails d'entreprise.

Grâce à la mobilité, on peut maintenant consulter ses mails directement sur ordinateur, sur smartphone ou tablette. Il existe beaucoup de services de création d’e-mail (Outlook.com, Yahoo, Gmail, SFR, Orange, Free, services externalisés, etc.).

 

Ils permettent de mettre en place une synchronisation de vos mails. Sans rentrer dans les détails, on peut très bien paramétrer vos mails pour qu’ils soient disponibles et consultables sur tous vos supports informatiques.

 

Les protocoles IMAP ou Exchange sont à favoriser pour les entreprises. 

La solution idéale et efficace pour lire ses mails partout ?

Synchronisation de vos mails sur tous les supports informatiques

Problème N°2 - La perte de mails ou de données.

Perdre des mails ou des données, c'est vraiment pas génial
Perdre des mails ou des données, c'est vraiment pas génial

La plupart de nos clients utilisent des logiciels pour gérer leurs e-mails (Outlook, Thunderbird, Windows Mail, etc.). Si vous utilisez votre messagerie directement sur internet (en allant sur le site de votre fournisseur), vous êtes logiquement protégés contre les pertes de mails ou de données.

 

Mais, MAIS, si vous n’avez pas de connexion Internet, impossible d’accéder à vos mails. Et si vous changez d’opérateur (orange, sfr, free, bouygues, etc.) et que vous n’avez pas sauvegardé vos mails, bye bye les données.

 

Vous utilisez un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, Windows Mail, etc.), et vous avez configuré un compte Exchange ou Imap ? Il est possible de récupérer des mails supprimés. Et si vous changez d’informatique ou si vous réinstallez votre système d’exploitation, les comptes IMAP et Exchange synchronisent à nouveau tous vos mails.

 

Si vous n’utilisez pas ces protocoles et que vous utilisez un logiciel de messagerie, une sauvegarde de vos mails est à préconiser dans l’urgence (sur votre serveur, boitier NAS, ou disque dur externe).

Comment sécuriser ou sauvegarder ses mails ?

Il existe beaucoup de solutions pour sécuriser et sauvegarder vos données

Problème N°3 - La gestion des mails

Gérez vos mails, contacts, agendas et tâches, plus facilement avec Microsoft Outlook
Gérez vos mails, contacts, agendas et tâches, plus facilement avec Microsoft Outlook

Pour les utilisateurs des messageries directement sur Internet, tout dépend du service avec lequel vous travaillez. Notre préférence se tourne vers les services Gmail et Outlook.com ou bien sûr une solution externalisée (messagerie professionnelle, Exchange, etc.). Pourquoi ?

 

Premièrement, vous utilisez peut-être les messageries de votre opérateur (Free, Orange, Bouygues, etc.). Si vous changez de prestataire, vous perdrez automatiquement vos adresses mails (au bout d’un mois généralement). Certains services comme Orange pro, vous proposent de garder votre messagerie mais pour un forfait mensuel (bien souvent plus cher que des services externalisés comme OVH ou 1and1).

 

Deuxièmement, la gestion des mails est beaucoup plus souple sur Gmail et Outlook.com (voir Exchange Online). On peut créer des répertoires plus facilement pour stocker et archiver des mails, de créer des règles de messageries, etc.

 

Troisièmement Gmail, Outlook.com et Exchange sont très simple à paramétrer sur les Smartphones et Tablettes, surtout sur Android (oui je sais, je suis un pro Android 😉).

 

Maintenant, pour une gestion plus professionnelle de vos mails, on vous conseille vivement le logiciel Outlook 2013 ou 2016 de Microsoft. Il permet une gestion complète de vos mails (et également agendas, contacts, taches).

 

Pour une gestion, une synchronisation et une utilisation complète de vos données, un service Exchange et le logiciel Outlook, c’est le bonheur assuré. Tous vos appareils se synchronisent (smartphone, pc, tablette) et toutes vos données également (mails, contacts du téléphone et du pc, agenda du téléphone ou du pc, etc.)

Associer Microsoft Outlook avec votre messagerie professionnelle :

Pour une bonne gestion de vos mails, il existe beaucoup de solutions

Problème N°4 - L'envoi de pièces jointes

Exemple de partage de fichiers avec Dropbox
Exemple de partage de fichiers avec Dropbox

Avec l’augmentation de la taille des données (photos hautes résolutions, fichiers pdf de plus en plus lourds, etc.), il est parfois difficile d’envoyer des données par mail.

 

Exemple de problème rencontré chez un de nos clients : l’envoi de photos en masse pour présenter des appartements à ses clients. Mon client envoie environ 4 à 5 mails avec des photos en pièces jointes. Pas très pratique, vous me direz.

 

Grâce à certaines solutions vous pouvez envoyer un mail avec toutes les données en une seule fois (solutions comme Dropbox, OneDrive, WeTransfert, etc.). Vous synchronisez vos données sur le Cloud, et vous générez un lien. Que vous copiez et collez dans votre mail. Pas de pièce jointe donc, juste un lien. Votre client clique sur le lien et le téléchargement est lancé. Plus besoin d’envoyer 4 à 5 mails à votre client. Pratique non ?

Envoyer des fichiers sans limite et en un "clic"

Comment envoyer des fichiers à mes clients sans limite de taille

Chez Informatique pour Tous, on vous propose :

Accompagnement et conseils sur le déploiement de messageries professionnelles


Mise en place de vos services de partage de fichiers

Installation et paramétrage de vos messageries professionnelles


Formations sur l'utilisation des messageries professionnelles et sur le logiciel Microsoft Outlook


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