Partagez, collaborez, sauvegardez plus facilement vos documents, photos et vidéos ? C'est possible ;-) !

Comment partager, collaborer et sauvegarder vos documents, photos et vidéos ?

Nous sommes le mardi 30 janvier 2018. Comme à mon habitude, ma journée de travail commence par un bon café (et plus de cigarettes, j’ai arrêté depuis 1 semaine ½ 😉). Je reçois un appel de mon client Julien.

 

Il est gérant d’une TPE, TPE qu’Informatique pour tous accompagne depuis plus de 3 ans. Autant dire que nous nous connaissons bien !

La problématique de Julien est simple :

« JULIEN : Salut Christophe, une petite question pour toi : actuellement, j’ai un poste de travail au bureau. Je stocke toutes mes données d’entreprise sur ce poste. Quand je suis sur place, aucun souci. Quand je suis en déplacement, j’accède à mes données grâce au logiciel Teamviewer que tu m’as installé. Je contrôle l’ordinateur du bureau à distance. C’est pratique, mais j’ai maintenant une personne qui va travailler à plein temps sur ce PC. Et on ne peut pas travailler en même temps sur la même station.

 

CHRISTOPHE : Ok, je comprends très bien le problème. Quand tu me parles de tes données, tu parles de quoi exactement ?

 

JULIEN : Des documents Word, Excel, PowerPoint, PDF, photos et voir des vidéos. On a plusieurs dossiers, et il y a également un dossier confidentiel. Actuellement, la personne qui travaille sur ce poste y accède. C’est possible de bloquer cet accès, mais qu’il soit disponible seulement pour moi et Damien (pour information, Damien est le collaborateur de Julien) ?

 

CHRISTOPHE : Il y a combien de personnes qui ont besoin d’accéder aux données ? En plus ce sont des personnes en déplacement ? Elles ne sont jamais dans tes locaux, n’est-ce pas ?

 

JULIEN : En effet, ce sont des consultants, donc ils sont tout le temps chez nos clients. En conclusion, j’ai besoin d’un dossier COMMUN sur lequel j’ai 5 personnes qui vont accéder et ensuite un dossier confidentiel01 qui est accessible seulement par Damien et moi.

 

CHRISTOPHE : Ok, je comprends mieux ton besoin. Et j’ai une solution intéressante pour toi. Tu utilises déjà la suite Office, connais-tu Office 365 ? C’est la version complète d’Office. Elle propose également un avantage considérable = OneDrive. De plus, je peux te mettre en place une excellente solution de partage, de stockage et surtout de sauvegarde par la même occasion !

 

JULIEN : Ok, on se fixe un rendez-vous et tu me montres ça ?

 

CHRISTOPHE : Of course ! »

J’arrive donc dans les locaux de son entreprise. Je salue « le grand manitou » Julien et on attaque la présentation et les explications.

 

Julien est conquis et me donne son accord sur la mise en place. Vous souhaitez découvrir pourquoi Julien trouve cette solution fiable et intéressante pour son entreprise ? Alors lisez la suite.

Office 365 - L'abonnement chez Microsoft et plus si affinité

À la suite de nombreux piratages de logiciels Office, Microsoft propose depuis maintenant quelques années un abonnement Office (moins cher que l’achat direct et adapter à tout le monde, particuliers ou entreprises). Ce qui lui a permis de diminuer le nombre de logiciels piratés (intelligent non ? ).

La suite Office 365 propose deux versions :

  • Office 365 version 1 PC – Installation d’une suite Office (Word Excel Outlook PowerPoint Publisher et Access) sur 1 PC + 1 Smartphone, 60 minutes d’appel sur Skype + 1To d’espace Cloud sur OneDrive.
  • Office 365 version 5 PC – Installation d’une suite Office sur 5 PC + 5 Smartphone, 60 minutes sur Skype + 1To sur Onedrive.

Une solution complète au final.

Pourquoi cette solution est adaptée à vos besoins d'entreprise ?

Premièrement, Julien et consort travaille avec pas mal de documents Office et PDF. Ils sont 5 collaborateurs (la chance me direz-vous ? Oui et non, on peut cumuler plusieurs licences Office dans le pire des cas.).

 

Deuxièmement, tous ses collaborateurs sont en déplacement et ils ont besoin d’accéder régulièrement à leurs données mais aussi de les partager en instantanée.

 

Troisièmement, même si je sais que Julien prend en considération certaines de mes informations, il ne sauvegarde pas régulièrement ses données d’entreprise (du moins, pas tous les jours).

 

Avec Onedrive, vous avez un « versioning » (différentes versions de vos données) valable pendant 30 jours. Et comme vos données sont synchronisées sur le Net, vous ne courrez plus le risque de perdre ou de supprimer vos données  (même les photos et vidéos de vos smartphones).

Julien adapte cette solution :

Nous avons donc acheté une licence Office 365 pour 99€/années. Pour profiter au maximum des partages, des outils que propose Microsoft, nous avons créer 5 comptes Microsoft et partager cet abonnement entre eux (oui c’est possible et on y gagne énormément).

En conclusion :

  • 5 utilisateurs possèdent le logiciel complet Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, etc.),
  • Chaque utilisateur possède également un espace personnel de 1To pour stocker, sauvegarder et partager ses données,
  • L’utilisateur principal possède le dossier COMMUN, qui est ensuite partagé en temps réel avec les autres utilisateurs. Tout le monde peut accéder et modifier les données si besoin est,
  • Julien crée un dossier confidentiel01 qu’il partage avec Rémy et toutes les données sont synchronisées entre eux, même quand il y a des modifications (fini les mails).
  • Julien a également une synchronisation automatique de ses photos et vidéos du Smartphone sur son PC. Donc même si son Smartphone casse ou il est perdu, il retrouve le tout sur son espace Cloud.

Vous l’avez donc compris, OneDrive est une solution intéressante pour tous entrepreneurs qui souhaite partager et collaborer sur ses données d’entreprises. Il permet également de sauvegarder et sécuriser ses documents, photos et vidéos.


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Gérant Informatique pour Tous

Auteur de l'article : Christophe Egloff

Artisan de l'informatique et du Webmarketing

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